GMT World Group

2019 / 19 Апрель

19 простых способов, которые помогут быстрее справиться с делами

Способы которые помогут стать эффективнее

На просторах интернета можно найти достаточно статей, в которых будут описываться методы повышения продуктивности работы. Однако далеко не все из них работают. Мы собрали для читателей 19 проверенных способов, которые нашли положительный отклик у тысяч пользователей сервиса обмена знаниями Quora. Предлагаем вам взять эти советы на вооружение и уже с завтрашнего дня начать применять на практике.

1. Определите для себя цель и уделяйте максимум внимания ее достижению. Если все ваши поступки будут направлены «в никуда», то в 80% случаев они не принесут никакого результата. Чтобы добиться определенных успехов, нужно ставить перед собой конкретную задачу. Только в этом случае ваша работа не будет бесполезной.

2. Полноценный сон, здоровая пища, регулярные физические упражнения. Вот три кита, на которых будет базироваться ваш результат. Они как ничто другое помогают повысить сосредоточенность, мотивацию и уровень энергии, которые просто необходимы вам в решении жизненных вопросов.

3. Правило двух минут. Подумайте прямо сейчас о том, что вы планировали сегодня сделать. Если какое-либо действие из этого списка можно выполнить за две минуты (совершить звонок, отправить смс, убрать на рабочем столе), то сделайте это прямо сейчас. Обычно, когда вы решаете откладывать такие «мелкие» задачи, они потом занимают гораздо больше времени. А еще есть вероятность, что вы просто забудете их выполнить.

4. Правило 5 минут. Если вам очень сложно собраться с мыслями и приступить к осуществлению какого-то задания, воспользуйтесь следующим советом: не думайте о поставленной цели, как о чем-то глобальном, на что вы потратите кучу времени. Просто уделите ее достижению 5 минут своего времени. Ровно столько нужно, чтобы уйти с головой в выполнение задачи. Здесь главное — начать. А там вы и глазом моргнуть не успеете, как уже закончите. Проверено на личном опыте!

5. Правило Сейнфелда. По мнению Джерри Сейнфелда, который входит в ТОП-100 самых успешных комиков всех времен, чтобы добиться определенного успеха, нужно практиковаться в этом каждый день. Стратегия юмориста заключается в ежедневной индивидуальной работе (сам Джерри 7 дней в неделю писал шутки). Она помогает сосредоточиться не столько на самой цели, сколько на процессе ее выполнения. При этом совсем не важно, посетило ли вас вдохновение и насколько удачным был рабочий день. Самое главное — не «прерывать цепочку». Неважно, что сегодня — Рождество, День Рождения, Конец света — вы должны выполнить задание.

6. Работайте над формированием правильных привычек. Делать 5-минутный перерыв после часа усердной работы, вставать в 7 утра, каждый день составлять примерный план работы на ближайшие сутки… У каждого человека свои привычки, самое главное — чтобы они были действительно полезными. Ведь это огромный бонус, если речь идет о достижении поставленных целей.

7. Не надейтесь на память. Неважно, насколько сильно вы загружены на работе или по дому — шанс, что вы забудете что-то важное, все равно достаточно велик. У вас не получится держать все планы в голове, как бы сильно вы ни старались. Поэтому заведите ежедневник — в него вы будете записывать задачи, которые планируете выполнить сегодня или в ближайшие несколько дней. Если вы далеки от «ручной писанины», то скачайте на телефон приложение для планирования дел. Их существует великое множество, вам нужно будет только подобрать вариант, который устроит вас по интерфейсу и функциональности. Хорошие примеры: Any.DO, Wunderlist, Todoist, To Do Reminder и другие.

8. Дисциплина и еще раз дисциплина. Предлагаем воспользоваться следующими советами: каждое утро составляйте план задач на день, а каждый вечер составляйте отчет по результатам выполнения. Таким нехитрым способом вы сможете посмотреть, насколько хорошо справляетесь со всеми делами, расставить приоритеты, отсеять задачи, которые не сильно важны. Если вы считаете, что это будет занимать много времени, то очень сильно ошибаетесь. Спустя неделю вы будете составлять планы и отчеты на автомате, тратя на это буквально 5-10 минут. Кстати, это правильная привычка (вспоминаем пункт 6 нашего списка).

9. Пользуйтесь только нужными инструментами. Сегодня существует огромное количество девайсов, приложений, сервисов, программ, которые помогают не только планировать дела, но и решать конкретные задачи. Найдите варианты, которые больше всего вам подходят по функционалу и используйте только их. Какой толк от того, что у вас, например, стоит Телеграмм на телефоне, если вы им не пользуетесь?

10. Pomodoro. Данная техника тайм-менеджмента предлагает разделить рабочий день на отрезки продуктивного труда длиною в 25 минут. По прошествии этого промежутка времени нужно устраивать 5-минутный перерыв, который поможет отдохнуть, расслабиться и собраться с мыслями. Этот способ очень полезен, особенно для людей, работа которых связана с умственным трудом. Пойдите выпейте воды, заварите чаю, подышите свежим воздухом на балконе. Неважно, чем вы займетесь в эти 5 минут, главное — оторваться от основного вида деятельности.

11. Всегда надевайте наушники. Большинству людей музыка помогает сосредоточиться на выполнении задания, отрешиться от того, что происходит вокруг. Если это не ваш случай, значит просто надевайте наушники, но песни не включайте. Вы спросите, какой в этом смысл? Все очень просто. Так вы сможете иметь веское основание не реагировать на обращения окружающих. То есть, если с вами в кабинете сидит очень общительный человек, который своими историями мешает работать, просто наденьте наушники, тем самым показав, что вы его не слышите. Гениально!

12. Перестаньте каждые полчаса проверять почту. Не нужно начинать и заканчивать свой день проверкой электронной почты. Если вам приходит так много важных писем, то составьте своеобразный график. Например, заходите на эмейл 3 раза в сутки: в 10.00, 14.00 и 17.00. Так вы сможете прочитать сразу несколько писем за раз, не потратив на это много времени. И помните о том, что почтовый ящик — это не список бесконечных задач. Там должны быть только рабочие письма. Все остальное отправляйте в планировщик, хранилище или архив.

13. То же самое касается телефонных звонков. Вы не можете быть на связи круглосуточно. Поэтому отключайте телефон, когда заняты или, наоборот, отдыхаете. Кому нужно — перезвонят или напишут в соцсетях, а кто звонил просто поболтать, не сможет вас разбудить или отвлечь от выполнения важных дел. Умейте расставлять приоритеты.

14. Группируйте небольшие по объему задачи. Мелкие задания выполнять гораздо проще, если они отсортированы по определенному принципу. Например, вам нужно проверить почту, совершить важный звонок, отправить макет заказчику. Создайте в планировщике отдельную папку, назовите ее, к примеру, «Коммуникация» и внесите туда все ваши задачи, связанные с общением с клиентами, коллегами или партнерами.

15. Правило МIЗ. Данная аббревиатура расшифровывается как Most Important three tasks (3 наиболее важные задачи). Как можно судить из названия, эта стратегия подразумевает то, что каждое утро вам нужно начинать с выполнения трех приоритетных заданий. Что касается остальных действий, которые вы планировали совершить в этот день, то их можно совершать уже как получится. Кстати, в Google Play есть одноименное приложение, которое можно установить на телефон.

16. Помните о том, что ваша сила воли ограничена. Все важные решения необходимо принимать в первой половине дня, когда вы еще не сильно устали и можете взвешенно все обдумать. Что касается второстепенных, их можно перенести на послеобеденное или вечернее время.

17. Не пытайтесь достичь совершенства. В мире нет ничего совершенного. У каждого человека или предмета есть свои недостатки, и он не может нравиться всем. Поэтому, если вы создаете определенный продукт, не нужно тратить все свои силы на наведение лоска. Пользуйтесь правилом из области стартапа: «если вы не испытываете хоть каплю стыда за созданную вещь, значит, вы разработали ее слишком поздно».

18. Давление творит чудеса. Чтобы простимулировать себя, используйте награды или наказания. Помните то шикарное платье, которое вы на днях видели в магазине? Если вы справитесь с поставленной задачей быстро и хорошо, то завтра сможете себе его купить. Такие «плюшки» являются отличным средством мотивации. Кстати, страх наказания или стремление в похвале тоже являются весьма эффективными и заставляют работать гораздо лучше.

19. Прокрастинацию тоже нужно уметь планировать. Склонность к постоянному откладыванию важных дел не нужно истреблять на корню. Ее просто необходимо контролировать. Несколько минут лени могут дать отличный заряд энергии вашему мозгу и вдохновить на достижение цели.

Автор: Полина Ветрова