GMT World Group

2019 / 22 Май

Путь к продуктивности: что нужно перестать делать

Путь к продуктивности что нужно перестать делать

Существует достаточное количество методов мотивации и побуждения к действию. Мы часто их применяем, чтобы достичь большей результативности в выполняемой работе. Но принцип «больше усилий — больше успеха» не всегда верен, ведь многие действия приносят больше убытков, чем результата. Мы расцениваем их как полезные, не понимая, что это только усугубляет наше морально-физическое состояние и, как следствие, уменьшает шансы на благополучное завершение проекта.

Важнее не быть занятым все время, а подходить с умом к этой занятости, чтобы быть более продуктивным. Эффективнее всего тратить минимум энергии, но при этом распределять ее рационально, тогда и результат будет максимальным. Достичь такого баланса нелегко, но есть ряд привычек, с которыми его точно не добиться. Поэтому важно знать о них, а узнав в этих действиях себя — исключить из своего рабочего дня.

1. Нет сверхурочной работе

Для продуктивной работы необходимо постоянно восполнять свои физические силы. Особенно это касается очень важного аспекта человеческой жизни — сна. Отдохнувший человек смотрит на любые входящие вопросы и проблемы в работе более оптимистично, поэтому и выход из таких ситуаций находится быстрее и проще. Работая сверх времени своего рабочего дня, человек не подгоняет свои дела, а лишь усугубляет свое морально-физическое состояние, истощает свой ресурс. Поэтому на следующий день у него наблюдается меньше настроя на выполнение даже простейших задач, а значит, и продуктивность в целом идет на спад.

Основатель Ford Motor Company Генри Форд еще в 1926 году доказал экспериментальным путем, что намного результативнее работа на протяжении 8 часов 5 дней в неделю, а не десяти часов в шестидневке. Такой график позволяет не допустить накопления переутомления и износа человека. Поэтому даже при большом объеме работы не стоит задерживаться на рабочем месте. Лучше потратить силы на распределение этого объема на более мелкие участки работы для их постепенного выполнения в рабочее время.

2. Пора учиться говорить «нет»

Много тяжелой работы — это накопившиеся несложные задачи. Если выполнять каждую из них постепенно и своевременно, то вся деятельность будет слаженной и приносить не только результат, но и удовольствие. Для этого нужно уметь говорить «нет». Когда человек слишком часто взваливает на себя больше допустимого из-за неумения сказать «я не буду это делать», его силы быстрее кончаются. При этом они были расходованы не на те задачи, которые стоило бы сделать в первую очередь.

Речь идет не только об отказе людям, чью работу не стоит брать на себя. Нужно научиться отказывать себе в выполнении менее значимых дел, что отвлекают от основных задач. Распределить все задачи на первоочередные и важные, отложив на задний план остальные, поможет принцип Парето. Он обеспечивает при вложении 20% усилии получить 80% отдачи, а не наоборот. Перед тем, как брать на себя очередную задачу, стоит задать себе вопрос: насколько она важна и срочна? Если по обоим пунктам ответ будет положительным, то взяться за нее нужно немедленно. В остальных случаях — хорошо подумать, так ли необходимо тратить сейчас свой ресурс на это дело.

3. Делегирование — наше все

Очень распространенная ошибка, из-за которой многие, как говорится, «сгорают на работе» — это стремление все сделать самому. Не стоит забывать про истинную силу команды и о том, что нужно позволять коллегам помогать с поставленными задачами. Ведь сотрудник с узкой специализацией даже лучше справится с делегированным ему вопросом из его сферы, в то время, как передавший задачу сможет потратить высвобожденное время на более важные дела.

Помощь в деле может заключаться не только в передаче задания. Благоприятное окружение или просто надежный человек рядом также смогут улучшить качество работы. Американский нейропсихолог Дэвид Ноуэлл разработал действенную методику, при которой человек способен сделать намного больше, если рядом просто находится друг или важный коллега. Этот метод получил название «принцип удвоения тела». Поэтому, если делегирование дастся не сразу, то для начала можно окружить себя сильными командными людьми.

4. Перфекционизм в сторону

Стремление к идеалу — не плохо. Но ярко выраженное состояние перфекционизма приводит к меньшей продуктивности по ряду причин. Психолог из Далхауси Симон Шерри в ходе своих исследований этого вопроса четко выделил моменты, доказывающие меньшую результативность в работе у перфекционистов:

• В стремлении сделать все идеально на задание тратится существенно больше времени, отведенного на него;
• Слишком много внимания уделяется мелким деталям, из-за чего теряется общая картина и ухудшается общий результат;
• Перфекционисты склонны ждать идеального момента, чтобы начать, забывая, что лучшее время — это здесь и сейчас.
• Не стоит позволять этим факторам негативно влиять на конечный результат.

5. Рутине ни шанса

Любая работа включает в себя периодически повторяющиеся подсобные действия, без которых невыполнима основная задача. Каждая доля усилия, потраченного на такого рода мелочи, приводит к соразмерной потере продуктивности. Такую рутину необходимо исключать из повседневных забот при помощи автоматизации процесса. Любые действия, выполняемые вручную, при возможности заменить программным обеспечением или услугами эксперта в этом вопросе нужно, не задумываясь, заменять. Лучше потратить на это определенную сумму денег и заработать еще больше, благодаря высвобожденному важному ресурсу — времени.

6. Иногда нужно «выдыхать»

Усердная рациональная работа определенно даст свои плоды. Но постоянная сосредоточенность и фокусирование над конкретным проектом вносят утомляемость и, как следствие, снижение продуктивности. Чтобы это предотвратить, себе нужно давать передышки. Перед тем, как перейти от одной задачи к следующей, можно ненадолго прерваться и отдохнуть, не думая о делах. Лучше всего будет подышать несколько минут свежим воздухом, пройтись по улице, выпить чая или кофе, а главное — побыть наедине с собой. Иногда именно в такие моменты уединения приходит правильное решение или выход из трудной ситуации.
Такие приятные паузы также могут стать отличным мотиватором и вдохновителем для действия. Ведь зная, что по завершении задания будет такое небольшое вознаграждение, выполнять его проще.


Автор: Марина Орлова